XFlowInvoices ist ein Cloud-System und deshalb dezentral von jedem Standort aus verfügbar. Es bindet sich aber in Ihre lokale Infrastruktur ein und arbeitet mit Ihrer Finanzbuchhaltung und Ihrem ERP-System zusammen, auch wenn diese Software lokal installiert ist.

Das hängt von Umfang, Integrationen und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab. Entscheidend ist die technische Anbindung an Ihre vorhandene IT-Struktur. Bei Standardschnittstellen ist die Anbindung in der Regel in wenigen Stunden erledigt. Die Parametrisierung innerhalb von XFlowInvoices ist mit Ihren Kollegen aus der Buchhaltung innerhalb weniger Stunden abgeschlossen. Wir entwickeln Ihnen gerne einen individuellen Projektvorschlag. So starten Sie zügig. Individuelle Workflows, Regeln und Schulungen planen wir strukturiert – auf Wunsch inklusive Pilotphase.

Über Standardschnittstellen und APIs binden wir Ihre Systeme an. Stammdaten, Belegdaten, Dokumente und Buchungsinformationen werden prozesssicher synchronisiert – ereignisgesteuert oder per Batch.

Ja. Rollen, Berechtigungen, Eskalationen und Vertretungen lassen sich abbilden – inklusive Fristen, Erinnerungen und revisionssicherer Protokolle.

Strukturierte E‑Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) werden in der Regel über eine extra für diesen Zweck bereitgestellte E‑Mail-Adresse empfangen, validiert und in den Prozess überführt. Die Inhalte sind maschinenlesbar und stehen für Prüfung, Freigabe und Buchung bereit. PDF-Rechnungen können per E‑Mail oder Upload in das System übertragen werden. Papierrechnungen werden von Ihnen gescannt und können als PDF-Rechnungen importiert werden. So erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Vorschriften für elektronische Rechnungen, sondern digitalisieren Ihren gesamten Rechnungseingang.

XFlowInvoices ist mehrmandanten- und mehrwährungsfähig. Länderspezifische Steuerlogiken (z. B. Steuerschlüssel) werden über Regeln und Stammdaten sauber gesteuert.

Ja. XFlowInvoices unterstützt revisionssichere Archivierung, Protokollierung und differenzierte Berechtigungskonzepte. Organisatorische Richtlinien und gesetzliche Pflichten werden prozessual abgebildet.

Regeln, Prüfungen, Buchungsmasken und Workflows sind vielfältig konfigurierbar. So passt sich Ihr Rechnungseingang exakt an Ihre Prozesse an und kommuniziert nicht nur mit der Buchhaltung, sondern z. B. auch mit Ihrem Einkauf, der Nachhaltigkeitsabteilung oder der Rechtsabteilung.

Belege können per separatem E‑Mail-Postfach, durch manuellen Upload oder durch unsere API-Schnittstelle übernommen werden – sowohl strukturierte E‑Rechnungen als auch klassische PDF-/Scan-Belege.

Durch unser offenes Schnittstellenkonzept können nicht nur Buchungen, sondern (fast) alle Datentabellen wieder exportiert werden. Und dies als Datenmenge mit besonderer Suchvorgabe (z. B. als Kreditoren aus Postleitzahlengebiet 12345) oder als einzelner Datensatz – bis hinunter zum einzelnen Datenfeld. Migrationen aus und in Ihre Systeme erfolgen mit sauberem Mapping, Tests und klarer Abnahme – für hohe Datensicherheit und Planbarkeit.

Kurze Antwort: Mit uns Kontakt aufnehmen! Nutzen Sie die Formulare auf der Webseite oder rufen Sie uns einfach an. Wir zeigen Ihnen gerne unsere Software im Rahmen einer Online-Präsentation. Schon nach gut 60 Minuten sind garantiert alle Fragen beantwortet und Sie mit dem XFlowInvoices‑Virus infiziert. Nach der Präsentation haben Sie die Möglichkeit, in unserem Testmandanten eigene Use Cases zu testen. Oder wir richten Ihnen gerne eine Vollversion für 4 Wochen kostenlos und unverbindlich ein, in die Sie eigene Belege importieren und eigene Prozesse anlegen und testen können.