Question 1

Welche Betriebsmodelle bietet XFlowInvoices – Cloud, On-Premises oder Hybrid?

Accepted Answer

XFlowInvoices ist ein Cloud-System und deshalb dezentral von jedem Standort aus verfügbar. Es bindet sich aber in Ihre lokale Infrastruktur ein und arbeitet mit Ihrer Finanzbuchhaltung und Ihrem ERP-System zusammen, auch wenn diese Software lokal installiert ist.

Question 2

Wie lange dauert die Einführung in der Praxis?

Accepted Answer

Das hängt von Umfang, Integrationen und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab. Entscheidend ist die technische Anbindung an Ihre vorhandene IT-Struktur. Bei Standardschnittstellen ist die Anbindung in der Regel in wenigen Stunden erledigt. Die Parametrisierung innerhalb von XFlowInvoices ist mit Ihren Kollegen aus der Buchhaltung innerhalb weniger Stunden abgeschlossen. Wir entwickeln Ihnen gerne einen individuellen Projektvorschlag. So starten Sie zügig. Individuelle Workflows, Regeln und Schulungen planen wir strukturiert – auf Wunsch inklusive Pilotphase.

Question 3

Wie integriert sich XFlowInvoices in mein ERP-/FiBu-System?

Accepted Answer

Über Standardschnittstellen und APIs binden wir Ihre Systeme an. Stammdaten, Belegdaten, Dokumente und Buchungsinformationen werden prozesssicher synchronisiert – ereignisgesteuert oder per Batch.

Question 4

Unterstützt die Lösung mehrstufige Freigaben sowie Urlaubs- und Vertretungsregelungen?

Accepted Answer

Ja. Rollen, Berechtigungen, Eskalationen und Vertretungen lassen sich abbilden – inklusive Fristen, Erinnerungen und revisionssicherer Protokolle.

Question 5

Sind 2-/3-Wege-Prüfungen zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung möglich?

Accepted Answer

Ja. Toleranzen und Regelwerke für Mengen-, Preis- und Steuerabweichungen lassen sich definieren. Abweichungen werden klar gekennzeichnet und automatisiert in Ausnahmen gelenkt.

Question 6

Wie verarbeitet XFlowInvoices E-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD)?

Accepted Answer

Strukturierte E‑Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) werden in der Regel über eine eigens für diesen Zweck bereitgestellte E‑Mail-Adresse empfangen, validiert und in den Prozess überführt. Die Inhalte sind maschinenlesbar und stehen für Prüfung, Freigabe und Buchung bereit. PDF-Rechnungen können per E‑Mail oder Upload in das System übertragen werden. Papierrechnungen werden von Ihnen gescannt und können als PDF-Rechnungen importiert werden. So erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Vorschriften für elektronische Rechnungen, sondern digitalisieren Ihren gesamten Rechnungseingang.

Question 7

Welche Sprachen, Währungen und steuerlichen Logiken werden unterstützt?

Accepted Answer

XFlowInvoices ist mehrmandanten- und mehrwährungsfähig. Länderspezifische Steuerlogiken (z. B. Steuerschlüssel) werden über Regelwerke und Stammdaten sauber gesteuert.

Question 8

Erfüllt XFlowInvoices GoBD- und DSGVO-Anforderungen sowie Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung?

Accepted Answer

Ja. XFlowInvoices unterstützt revisionssichere Archivierung, Protokollierung und differenzierte Berechtigungskonzepte. Organisatorische Richtlinien und gesetzliche Pflichten werden prozessual abgebildet.

Question 9

In welchem Umfang lassen sich Regeln, Felder und Workflows konfigurieren?

Accepted Answer

Regeln, Prüfungen, Buchungsmasken und Workflows sind vielfältig konfigurierbar. So passt sich Ihr Rechnungseingang exakt an Ihre Prozesse an und kommuniziert nicht nur mit der Buchhaltung, sondern z. B. auch mit Ihrem Einkauf, der Nachhaltigkeitsabteilung oder der Rechtsabteilung.

Question 10

Über welche Kanäle können Lieferantenrechnungen eingereicht werden (E-Mail, Upload, Schnittstellen)?

Accepted Answer

Belege können per separatem E‑Mail-Postfach, durch manuellen Upload oder durch unsere API-Schnittstelle übernommen werden – sowohl strukturierte E‑Rechnungen als auch klassische PDF-/Scan-Belege.

Question 11

Welche Möglichkeiten gibt es für Datenexporte und Migrationen?

Accepted Answer

Durch unser offenes Schnittstellenkonzept können nicht nur Buchungen, sondern (fast) alle Datentabellen wieder exportiert werden – als Datenmenge mit Suchvorgabe oder als einzelner Datensatz bis hinunter zum einzelnen Datenfeld. Migrationen aus und in Ihre Systeme erfolgen mit sauberem Mapping, Tests und klarer Abnahme – für hohe Datensicherheit und Planbarkeit.

Question 12

Ich habe weitere Fragen oder möchte mir ein eigenes Bild verschaffen. Was muss ich jetzt tun?

Accepted Answer

Kurze Antwort: Mit uns Kontakt aufnehmen! Nutzen Sie die Formulare auf der Webseite oder rufen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen die Software in einer Online-Präsentation. Schon nach gut 60 Minuten sind alle Fragen beantwortet. Nach der Präsentation haben Sie die Möglichkeit, in unserem Testmandanten eigene Use Cases zu testen – oder wir richten Ihnen gerne eine Vollversion für 4 Wochen kostenlos und unverbindlich ein.

Starten Sie jetzt in den digitalen Rechnungseingang